«1С:Документооборот» и особенности его внедрения на малых, средних и крупных предприятиях

Переход от бумажного к электронному документообороту – это одна из современных тенденций. С чего начать, какой программный продукт выбрать и на что обратить внимание перед его внедрением? Мы постараемся дать ответы на эти вопросы в нашей статье.

Начнем с причин, которые побуждают руководителей задуматься о внедрении системы электронного документооборота. Они практически одинаковы для всех предприятий, независимо от их размера:

• Отсутствие четких, понятных всем бизнес-процессов на предприятии, в том числе пошаговых регламентов обработки документации;
• Длительная процедура обработки (согласования, рассмотрения, исполнения) входящих, исходящих и внутренних документов;
• Проблемы с контролем исполнения поручений по документам;
• Постоянные отвлечения на срочные и внеплановые визиты по согласованию и подписанию документов;
• Трудоемкий процесс поиска оригинала документа в архивах или документа на исполнении у других сотрудников предприятия;
• Необходимость разграничения доступа к документации предприятия.

Понимая причины, которые привели к решению автоматизировать документооборот, можно сформировать перечень задач, которые должны быть решены с помощью системы электронного документооборота. И уже исходя из этих задач, необходимо выбрать программный продукт, который подойдет Вашему предприятию. Фирма «1С» разработала следующие программные продукты:

• «1С:Договоры» – удобный инструмент для работы с договорами. Если Вашему предприятию достаточно автоматизировать процессы, связанные с договорной деятельностью, то данный программный продукт предоставит Вам функциональные возможности для подготовки, отслеживания и контроля исполнения договоров. Существует две версии программного продукта – Базовая и ПРОФ, которые отличаются допустимым количеством пользователей, а также некоторыми функциями;
• «1С:Документооборот 8» – программный продукт, который позволяет не только организовать электронный документооборот внутри предприятия, но и упорядочить бизнес-процессы, обеспечить контроль исполнения задач, регламентировать управленческую деятельность и повысить ее эффективность. Представлен в двух версиях – ПРОФ и КОРП.
• «1С:Документооборот 8 ПРОФ» рекомендован в большей степени для малых и средних предприятий, имеющих относительно несложную организационную структуру и документооборот. В данной версии на 30% меньше функций, чем в версии КОРП. Есть ограничения в части работы с документами и файлами, работы с процессами и задачами, ведению нормативно-справочной информации и совместной работы сотрудников. Помимо этого есть несколько блоков, которые полностью отсутствуют в версии ПРОФ, об этом ниже.
• «1С:Документооборот 8 КОРП» по сравнению с «1С:Документооборот 8 ПРОФ» дополнительно предоставляет возможности для ведения сложных маршрутов согласования, проектного учета, работы с мероприятиями, а также в этой версии есть рабочий календарь пользователя и встроенная почта.

По мнению разработчиков программного продукта, данная версия отлично подойдет для крупных организаций, имеющих сложную, а также территориально-распределенную структуру, либо для организаций, имеющих большой объем документооборота. Таким образом его могут использовать крупные предприятия, включая группы компаний.

В данной статье мы хотели бы основной акцент сделать на программном продукте «1С:Документооборот 8», который является типовой конфигурацией на платформе «1С:Предприятие 8.3» и остается одним из наиболее популярных решений для автоматизации документооборота на предприятиях по ряду причин:

• Количество сотрудников значения не имеет, подходит как крупным, так и малым предприятиям;
• Решение не является отраслевым, подходит любым организациям;
• Конфигурация является универсальной, легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретного предприятия.
Подробную информацию о функциональных возможностях программного продукта Вы можете узнать из нашего видео.

Какие же отличия в подготовке и осуществлении проекта могут возникнуть при внедрении такого довольно универсального программного продукта? Каждый проект внедрения уникален по-своему и зависит от особенностей отдельно взятого предприятия. Основные отличия проектов внедрения «1С:Документооборот», как правило, кроются в сложности организационной структуры и бизнес-процессов предприятий.
Например, на малых и средних предприятиях может быть достаточно организовать учет входящей и исходящей корреспонденции, при этом существует один-два принятых маршрута согласования всех документов.
В то же время, на крупных предприятиях необходимо учитывать условия, при которых для каждого вида документов может применяться тот или иной маршрут согласования. При этом количество видов документов, включая внутренние, в разы больше. С увеличением количества участников процесса согласования повышается необходимость строже контролировать сроки и исполнительскую дисциплину. И может возникнуть вопрос разграничения прав доступа к документам.

На предприятиях уже может существовать внутреннее положение о документообороте, которое фиксирует хотя бы основные правила работы с документами. Это может служить основой для начала работ по внедрению программного продукта. На небольших предприятиях чаще всего есть некоторые договоренности на словах, которые далеко не всегда соблюдаются. В положении о документообороте могут быть частично описаны бизнес-процессы, которые подвергаются тщательному анализу, в ходе проекта в них могут быть внесены изменения с учетом внедрения системы электронного документооборота. На крупных предприятиях в процессе обработки документов, как правило, участвует большое количество пользователей, у каждого из которых может быть свое видение бизнес-процесса. В данном случае одной из задач проектной команды является учет мнений и разработка наиболее эффективного процесса обработки документа. В случае отсутствия в организации четких бизнес-процессов обработки документации мы помогаем их структурировать, а также активно участвуем в разработке регламентов документооборота.

Одним из основных документов, результирующим этап обследования при подготовке проекта внедрения, является как раз положение о документообороте, в котором самым подробным образом описываются все бизнес-процессы в части организации документооборота на предприятии, все схемы движения документов и правила работы с ними. От тщательности подготовки этого положения, а также от его соблюдения участниками процесса, в большей степени зависит успешность и эффективность функционирования системы в будущем.

При автоматизации документооборота в группе компаний или холдинге, в которые входят несколько предприятий, нужно выбрать один из двух возможных вариантов осуществления процесса внедрения:

• Автоматизация документооборота на одном из предприятий, а далее тиражирование, т.е. перенос готовой модели на другие предприятия;
• Создание единой базы документооборота во всей группе компаний или холдинге. Этот вариант используется при необходимости использования межорганизационного документооборота.

Как мы видим, несмотря на универсальность программного продукта, в процессе его внедрения возникают нюансы, учесть которые помогут специалисты, отлично знающие программный продукт.
Все вышеперечисленные факторы могут влиять на сроки внедрения программного продукта. В среднем процесс внедрения системы от обследования бизнес-процессов до ввода в промышленную эксплуатацию может длиться от 3 до 7 месяцев. При этом на сроки внедрения может повлиять активное участие в проекте специалистов заказчика. При большом количестве будущих пользователей системы на этапе обучения и запуска очень полезно иметь помощников внутри предприятия. Как правило, это специалисты, которые сотрудничают с компанией, внедряющей программный продукт, начиная с этапа обследования. Таким образом, к моменту обучения основной части пользователей они готовы принимать активное участие в подготовке коллег, тем самым ускоряя процесс.

Основные эффекты и результаты, которых удается достичь, внедрив «1С:Документооборот»:

• Сокращается срок подготовки и согласования документов;
• Повышается контроль исполнительской дисциплины;
• Не теряются документы, облегчается поиск по архиву;
• Повышается прозрачность управления процессами документооборота и, как следствие, предприятием в целом.

Подводя итог, можно сказать, что автоматизация документооборота является актуальной темой для любого предприятия.

Вы уже задумывались о том, что нужно упорядочить работу с документами, но не уверены, какой программный продукт подойдет для решения задач Вашего предприятия? Или есть опасения, что процесс внедрения будет очень долгим и сложным? Специалисты компании «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» имеют опыт успешных внедрений программного продукта «1С:Документооборот 8» на предприятиях разного масштаба. Главная цель каждого нашего проекта внедрения – решение индивидуальных задач для отдельно взятого предприятия независимо от его размера. Свяжитесь с нами, чтобы обсудить Ваши задачи. Мы подберем то решение из линейки программных продуктов «1С:Документооборот», функционал которого будет востребован для организации именно Ваших бизнес-процессов.