На ООО ДОК «Калевала» завершено внедрение программного продукта«1С:Документооборот 8. КОРП»

ООО ДОК «Калевала» - один из ведущих производителей ориентированно-стружечных плит (ОСП) в России и крупнейшее предприятие деревообрабатывающей отрасли в Республики Карелия. Благодаря современному, высокотехнологичному оборудованию комбинат производит плиту различных типов и форматов, в том числе шпунтованную. Предприятие применяет современные методы организации производственного процесса с соблюдением высоких отраслевых стандартов. Выпускаемая продукция проходит строгий контроль качества и соответствия требованиям безопасности и экологичности.

Общая численность компании: 348

Описание

Внедренное типовое решение - 1С:Документооборот КОРП

В мае 2019 года сотрудники компании ДОК «Калевала» обратились к компании «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» с целью создания системы внутреннего документооборота предприятия. В процессе экспресс-обследования были выявлены бизнес-цели, которые необходимо достичь, а именно:

• Повысить эффективность управления основными бизнес-процессами предприятия за счет оперативного получения информации о выполнении поручений;
• Минимизировать издержки на расходные материалы (перевести внутренние документы, не требующие наличие бумажного экземпляра в электронный вид);
• Минимизировать время обработки документов участниками документооборота;
• Обеспечить прозрачность документооборота (получение информации о статусе документа и точке маршрута);
• Оптимизировать поиск нужного документа в архиве;
• Обеспечить доступ к информации документооборота с учетом прав доступа.

На основании проведенного обследования специалистами «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» был сделан вывод о том, что программным продуктом, отвечающим требованиям ДОК «Калевала», является «1С:Документооборот 8. КОРП», поскольку функциональность данного программного продукта охватывает все востребованные для автоматизации процессы.

В результате выполненных работ удалось оптимизировать процессы создания, согласования различных документов, выдачи и контроля исполнения поручений, создания электронного архива и многое другое. Достигнуты цели проекта и получены следующие результаты:

• Время получения информации о статусе выполнения поручения и время информирования о выполнении поручения менее 1 минуты;
• Внутренние документы, не требующие наличия бумажного экземпляра, оформляются и согласовываются в электронном виде;
• Время информирования об изменении статуса документа – менее 1 минуты;
• Для большинства документов созданы шаблоны комплексных процессов, с заранее заданными маршрутами и сроками выполнения задач – процесс идет автоматически;
• Время получения информации о статусе документа и точке маршрута менее 30 секунд;
• Время поиска документа по заданным параметрам в электронном архиве документов –менее 1 минуты. Гибкий поиск по настраиваемым отборам, поиск по наименованию, полнотекстовый поиск данных;
• В системе обеспечен доступ к информации с учетом ограничений по правам, предоставленным Заказчиком.

Также по итогам реализации проекта удалось достичь следующих эффектов от внедрения автоматизированной системы:

• Повышение оперативности получения информации для анализа деятельности предприятия;
• Сокращение времени на согласование, утверждение документов и контроль исполнения поручений за счет создания единого информационного пространство для коллективной работы всех пользователей документооборота;
• Безопасное и систематизированное хранение документов и файлов в системе;
• Сокращение времени на поиск нужного документа;
• Сокращение времени на подготовку типовых документов за счет автоматического заполнения шаблонов файлов.

Хочется отметить, что за время проекта были согласованы и настроены более 50-ти шаблонов процессов и автоматизировано более 50-ти видов документов. Ключевыми процессами автоматизации электронного документооборота являлись следующие виды деятельности:

• Договорная деятельность;
• Претензионная работа;
• Административно-распорядительная деятельность;
• Кадровая деятельность;
• Обеспечение потребностей;
• Охранная деятельность;
• Производственная деятельность;
• Деятельность по охране труда и прочее.

Проект автоматизации внутреннего документооборота был реализован, и уже с 31 января 2020 года система находится в промышленной эксплуатации. В ходе проекта было автоматизировано 112 рабочих мест.

На данный момент система передана на сопровождение. ДОК «Калевала» и «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» планируют дальнейшее сотрудничество и активную работу.

ВНЕДРЕНИЕ

Выполнены следующие работы:

1 Обучение персонала работе с программой/системой

     1.1 Индивидуальное обучение в офисе заказчика

     1.2 Обучение в группе в офисе заказчика

     1.3 Дистанционное обучение пользователей

2 Работы по настройке и внедрению типового/отраслевого программного обеспечения

     2.1 Создание интерфейсов и наборов прав пользователей

     2.2 Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета

     2.3 Перенос данных из предыдущих систем автоматизации

     2.4 Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе

     2.5 Планирование этапов работ, составление календарного плана работ

3 Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения

4 Доставка программных продуктов в офис заказчика

5 Продажа выбранных программных продуктов

Автоматизированы следующие функции:

Документооборот:

•  Делопроизводство;

•  Учет и хранение документов;

•  Ведение номенклатуры дел;

•  Учет и контроль исполнения поручений;

•  Учет договоров.

• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагност

Автоматизированных рабочих мест: 112

Количество одновременно работающих клиентов - Тонкий клиент: 49

Параметры

• Количество справочников, видов документов: 58;
• Отчетов 24;
• Количество вводимых документов в день 57 за 27.08.2020;
• Объем информационной базы на момент описания 5 088 Мб.