Оформление электронных транспортных накладных (ЭТрН) в «1С:Бухгалтерии ред. 3.0»

29 ноября 2022

// Новости компании

С 2022 года у участников грузоперевозок появилась возможность обмениваться электронной транспортной накладной, электронной сопроводительной ведомостью и электронным заказ-нарядом непосредственно из «1С». Подробнее в новости...

Обращаем Ваше внимание, что для компаний, пользующихся услугами ОАО «РЖД» в части перевозки разного вида грузов, наши специалисты создали обработку, которая позволяет обмениваться данными между системой «ЭТРАН» и «1С».

С 01.01.2022 вступил в силу Федеральный закон от 02.07.2021 №336-ФЗ, который закрепляет правовые основы оборота электронных перевозочных документов в уставе автомобильного транспорта, порядок функционирования государственной информационной системы электронных перевозочных документов и особенности подключения к системе.

С 01.09.2022 начали действовать Правила обмена электронными документами, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 №931.

Давайте начнем с того, кто участвует в оформлении ЭТрН?

В оформлении ЭТрН участвуют три стороны – грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель.

ЭТрН включает в себя четыре обязательных файла обмена:

Файл обмена информации грузоотправителя, состоящей из сведений об участниках перевозки, о существенных условиях договора перевозки, о поданном под погрузку транспортном средстве и его водителе (водителях), сведений о грузе и сопроводительных документах на него, а также о фактических обстоятельствах предъявления груза к перевозке и погрузки груза в транспортное средство;
Файл обмена информации перевозчика о приеме груза к перевозке, состоящей из дополнительных к информации грузоотправителя сведений перевозчика в отношении принятия вверяемого груза и фактических обстоятельств погрузки груза в транспортное средство;
Файл обмена информации грузополучателя, состоящей из сведений грузополучателя о приеме груза от перевозчика, а также о фактических характеристиках принятого груза и обстоятельствах приемки;
Файл обмена информации перевозчика о выдаче груза грузополучателю (лицу, управомоченному на получение груза), состоящей из дополнительных к информации грузополучателя сведений перевозчика в отношении выдачи вверенного ему грузоотправителем груза и фактических обстоятельств такой выдачи.

ЭТрН подписывается грузоотправителем, грузополучателем и перевозчиком (водителем). Соответственно, по общему правилу составляются три экземпляра накладной. Если ЭТрН используется как первичный учетный документ, то должен составляться еще и четвертый экземпляр (оригинал) накладной на бумажном носителе для грузоотправителя.

Каким образом компания может перейти на использование ЭТрН?

Компании необходимо подключиться к системе ГИС ЭПД

ГИС ЭПД – это единая федеральная информационная система, при помощи которой участники грузоперевозок и контролирующие органы обмениваются электронными перевозочными документами. Участниками информационного взаимодействия в рамках ГИС выступают грузоотправители, перевозчики, грузополучатели, фрахтователи, фрахтовщики и операторы ЭДО.

ГИС позволяет им формировать, получать, обрабатывать, обмениваться и хранить электронные перевозочные документы и предоставлять их в случае необходимости контролирующим органам. Помимо ЭТрН через ГИС участники перевозок могут оформлять и передавать друг другу электронные заказ-наряды и электронные сопроводительные ведомости.

Правила обмена ЭТрН и другими перевозочными документами установлены в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931

Как подключиться к ГИС ЭПД

Подключиться к ГИС компания может через оператора ЭДО. Для этого ей необходимо заключить с оператором ЭДО, включенным в федеральный реестр, соглашение об электронном документообороте перевозочных документов. В соглашении оговариваются права и обязанности сторон электронного взаимодействия, а компании предоставляется специальное программное обеспечение (при отсутствии у нее учетного ПО, интегрированного с оператором ЭДО) и квалифицированные электронные подписи, позволяющие формировать ЭТрН.

Реестр операторов ГИС ЭПД опубликован на сайте Минтранса

Для работы с функционалом электронных перевозочных документов (ЭПД) в программах «1С» необходимо дополнительно подключить сервис «1С-ЭПД». Пользователям, у которых уже подключен сервис «1С-ЭДО», необходимо произвести настройку.

Пользователям «1С» - крупному, среднему и малому бизнесу, у которых учетные и, возможно, другие бизнес-процессы уже автоматизированы на основе прикладных решений 1С, для обмена электронными перевозочными документами с помощью «1С-ЭПД» необходимо быть подключенными к сервису «1С-ЭДО».

Взаимодействие между участниками документооборота в рамках подсистемы обмена с ГИС ЭПД происходит через оператора информационной системы электронных перевозочных документов – юридическое лицо, включенное в реестр операторов информационных систем электронных перевозочных документов (ст. 2 Закона № 336-ФЗ, приказ Минтранса России от 25.05.2022 № 200). Для пользователей сервиса «1С-ЭПД» услуги оператора предоставляет АО «Калуга Астрал», планируется интеграция с ООО «Такском».

Возможность работы с сервисом «1С-ЭПД» поддерживается в решениях «1С:Предприятие 8» с выходом очередных версий. О сроках можно посмотреть в «Мониторинге законодательства» в разделе «Электронный документооборот».

После подключения к сервису «1С-ЭДО» необходимо произвести настройку обмена электронными перевозочными документами в учетной системе.

Для этого нужно из формы «Настройки ЭДО», находясь на закладке «Настройки отправки» (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Настройки ЭДО) и дважды кликнув по строке, отражающей электронный документооборот (ЭДО) с конкретным контрагентом, перейти в форму «Настройки отправки документов» и проверить наличие флага в строках «Электронные сопроводительные ведомости», «Электронные заказ-наряды», «Электронная товарная накладная».

Порядок заполнения электронной транспортной накладной для грузоотправителя

Этап «Оформление»

Раздел «Продажи» - «Электронные перевозочные документы»

Открывается список документов:

По кнопке «Создать» можно будет создать документ «Электронная транспортная накладная»

В открывшейся форме грузоотправитель вносит все необходимые сведения о предстоящей перевозке груза. К таким сведениям относятся:

Реквизиты заказа (заявки) на перевозку;
Данные об участниках перевозки (грузоотправителе, перевозчике, грузополучателе);
Сведения о грузе, водителе и транспортном средстве.

Все обязательные для заполнения поля отмечены красным цветом.
После заполнения грузоотправитель направляет сведения о перевозке (информацию грузоотправителя) перевозчику и грузополучателю.

Этап по согласованию оплаты

В случае получения сведений об изменении стоимости перевозки грузоотправителю необходимо ознакомиться со сведениями, указанными перевозчиком.

При согласии с данными о корректировке стоимости, указанными перевозчиком, грузоотправитель направляет перевозчику подтверждение согласия с полученными сведениями.

В случае несогласия с указанными перевозчиком сведениями об изменении стоимости перевозки или при необходимости внесения уточнений, грузоотправитель может уведомить об этом перевозчика, используя кнопку «Не согласиться».

Порядок заполнения электронной транспортной накладной для перевозчика

Этап «Погрузка»

После получения электронной транспортной накладной перевозчику необходимо ознакомиться с данными о перевозке груза, указанными грузоотправителем.

В случае согласия со всеми указанными грузоотправителем сведениями, перевозчик принимает груз к перевозке и направляет грузоотправителю и грузополучателю соответствующее подтверждение (информация перевозчика о принятии груза к перевозке), используя переключатель «Замечания при погрузке» в положении «Без замечаний».

Для отказа от перевозки или при необходимости внесения уточнений в сведения, указанные грузоотправителем, перевозчик уведомляет об этом грузоотправителя, используя кнопку «Отказаться от перевозки».

После отправки перевозчиком информации о принятии груза к перевозке опционально (при необходимости) перевозчик может внести в электронную транспортную накладную информацию о переадресовке и замене водителя и (или) транспортного средства.

Внесение информации о переадресовке (при необходимости)

Внесение информации о переадресовке инициируется грузоотправителем или грузополучателем, если это согласовано с грузоотправителем. Для передачи грузополучателю полномочий инициирования переадресовки грузоотправителю необходимо выбрать соответствующее значение на этапе оформления электронной транспортной накладной (поле «Указания грузоотправителя по особым условиям», далее поле «Сведения о процедуре переадресовки»).

Уведомление о переадресовке грузоотправитель или грузополучатель направляют в адрес перевозчика посредством электронной почты, СМС-сообщения, сервиса обмена мгновенными сообщениями или другим согласованным способом.

После получения уведомления о переадресовке перевозчик вносит необходимые сведения в электронную транспортную накладную, нажав кнопку «Переадресовка», и отправляет информацию грузоотправителю и грузополучателю.

Внесение информации о замене водителя и (или) транспортного средства (при необходимости)

Внесение информации о замене водителя и (или) транспортного средства инициируется перевозчиком. В случае необходимости замены водителя и (или) транспортного средства перевозчик вносит изменения в электронную транспортную накладную, используя кнопку «Замена водителя / ТС», и направляет грузоотправителю и грузополучателю.

Этап «Разгрузка»

После приемки груза грузополучателем перевозчику необходимо подтвердить передачу груза.

Если перевозчиком были обнаружены несоответствия даты, времени прибытия, убытия, постановки груза на погрузку либо несоответствия в отношении состояния, массы груза, количества грузовых мест, перевозчик направляет грузоотправителю и грузополучателю подтверждение (информация перевозчика о принятии груза к перевозке) с указанием имеющихся замечаний, используя переключатель «Замечания при погрузке» в положении «Есть замечания».

В случае если перевозчиком принято решение не производить разгрузку груза, ему необходимо уведомить об этом грузоотправителя и грузополучателя, используя кнопку «Не согласиться» с обязательным указанием причин отказа. После отправки перевозчиком информации о выдаче груза грузополучателю опционально (при необходимости) перевозчик может внести в электронную транспортную накладную информацию о переадресовке (в случае частичной разгрузки груза) и о корректировке стоимости перевозки.

Внесение информации о переадресовке (в случае частичной разгрузки груза, при необходимости)

При частичной приемке груза грузополучателем перевозчик на основании уведомления от грузоотправителя или грузополучателя вносит информацию о переадресовке невыгруженного груза с указанием нового адреса выгрузки и (или) нового грузополучателя, используя кнопку «Переадресовка».

Для оформления возврата невыгруженного груза грузоотправителю в поле «Новый грузополучатель» перевозчик указывает грузоотправителя. После отправки перевозчиком сведений о переадресовке для нового грузополучателя станут доступны для просмотра сведения об оформлении перевозки и погрузке груза.

Внесение информации об изменении стоимости перевозки (при необходимости)

Если между грузоотправителем и перевозчиком есть договоренность о документировании изменения стоимости перевозки груза в составе транспортной накладной, перевозчик при необходимости может скорректировать стоимость перевозки, используя кнопку «Корректировка стоимости», и направить грузоотправителю на согласование.

При получении перевозчиком от грузоотправителя несогласия с указанными данными об изменении стоимости перевозки перевозчик может скорректировать направленные ранее сведения и повторно направить грузоотправителю на согласование.

Порядок заполнения электронной транспортной накладной для грузополучателя

Этап «Приемка»

Грузополучатель до приемки груза получает информацию грузоотправителя о перевозке и информацию перевозчика о принятии груза к перевозке.

Грузополучатель по факту приемки (частичной приемки) груза заполняет необходимые сведения о полученном грузе, используя переключатель «Вариант приемки» в положении «Приемка», и направляет соответствующее подтверждение (информация грузополучателя) грузоотправителю и перевозчику.

Отказ в приемке груза грузополучатель может оформить, используя переключатель «Вариант приемки» в положении «Отказ в приемке» с обязательным указанием причин отказа.