Холдинг «Череповецлес» — лесопромышленная компания Северо-Запада России, в состав которой входят предприятия, осуществляющие заготовку древесины в пяти районах Вологодской области на арендованных лесных участках общей площадью более 550 тысяч га. Лесопродукцию ОАО ЛХК «Череповецлес» приобретают крупнейшие предприятия России, Финляндии, Норвегии, Швеции, Англии, Франции.
Руководством «Череповецлес» было принято решение усовершенствовать процессы подготовки и согласования договоров. Проблемные ситуации, возникающие в связи с неоперативностью согласования внутренних документов, в частности договоров, и отсутствием возможности их отслеживания, затягивали сроки подписания документов.
Определяющим фактором выбора в качестве внедряющей компании именно «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» стал многолетний опыт компании в автоматизации предприятий лесной отрасли. В процессе переговоров были определены первостепенные задачи автоматизации – это подготовка и согласование договоров и дополнительных соглашений. В качестве программного решения был выбран продукт «1С:Документооборот 8 КОРП», который позволяет автоматизировать рассматриваемые бизнес-процессы и развивать систему в дальнейшем.
Выяснив информацию о структуре предприятия, бизнес-процессах и особенностях проекта, целях, которых хочет достигнуть «Череповецлес», специалисты компании «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» определили ряд необходимых для внедрения системы этапов.
В процессе реализации данных этапов были выполнены следующие работы:
-
Детальное обследование. Были получены требования от руководства и экспертной группы «Череповецлес», спроектирована и представлена модель будущей системы, определён список будущих пользователей, сформированы требования к настройкам шаблонов процессов согласования документов, прав доступа и ролей.
-
Адаптация и тестирование. Осуществлена настройка системы на основании согласованного перечня работ. В данном проекте не возникло необходимости проводить работы по адаптации программного продукта, так как внедрялся максимально типовой функционал решения «1С:Документооборот КОРП».
-
Внедрение. На этом этапе был осуществлён перенос справочников из «1С:Бухгалтерия 3.0», проведены работы по настройке прав доступа с разграничением в разрезе организаций, определена группа пользователей, которая будет иметь доступ ко всем документам и процессам системы, проведено обучение и консультирование пользователей по работе в системе.
Благодаря внедрению максимально типового функционала «1С:Документооборот КОРП» достигли экономии бюджета в 30% в сравнении с предварительной оценкой проекта.
В результате выполненных работ удалось оптимизировать коммуникации между управляющей компанией и предприятиями, входящими в холдинг «Череповецлес», в рамках процессов согласования и утверждения договоров, сократить время на подготовку и согласование договоров, повысить качество готовых документов за счет упорядочивания работы пользователей. Кроме того, было сокращено время на поиск нужных документов благодаря организации систематизированного и безопасного хранения документов и файлов.
Проект автоматизации внутреннего документооборота был реализован, и уже с 01 июля 2017 года система находится в промышленной эксплуатации. В системе насчитывается 50 пользователей.
На данный момент система передана на сопровождение, которое осуществляют специалисты компании «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» совместно с IT-службой холдинга «Череповецлес». Развитие системы осуществляется IT-службой «Череповецлес», которая постепенно запускает в эксплуатацию дополнительные функциональные возможности программного продукта «1С:Документооборот КОРП».
Автоматизированы следующие функции:
- Документооборот (ECM)
- Учет договоров;
- Учет и контроль исполнения поручений;
- Учет и хранение документов.
Выполнены следующие работы:
-
Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения; Продажа выбранных программных продуктов;
-
Доставка программных продуктов в офис заказчика;
-
Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
-
Планирование этапов работ, составление календарного плана работ;
-
Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации);
-
Создание интерфейсов и наборов прав пользователей;
-
Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация);
-
Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета;
-
Перенос данных из предыдущих систем автоматизации;
-
Индивидуальное обучение в офисе заказчика;
-
Обучение в группе в офисе заказчика.
Работы по адаптации типового решения:
- Доработка механизма делегирования прав.
Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 50
Количество одновременно работающих клиентов. Толстый клиент: 50
Параметры:
-
Порядка 100 запущенных процессов согласования;
-
15 видов внутренних документов;
-
5 маршрутов согласования;
-
50-100 документов в месяц.
Сопровождение:
-
Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой 1С;
-
Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами 1С;
С 01 июля 2017 года система находится в промышленной эксплуатации.