Потребности предприятия. Цели создания системы.
Общеэкономический кризис 90х годов тяжело сказался на ЛДК "Сегежский". В результате поиска комбинатом путей дальнейшего повышения рентабельности производства и конкурентоспособности продукции была принята идея руководства "Сегежского ЦБК" о создании единого комплекса, объединяющего лесозаготовителей, лесопильщиков и бумажников; "Сегежский ЦБК" стал главным кредитором возрождающегося предприятия. 4 сентября 1999 года собранием акционеров было принято решение о создании нового предприятия - ОАО "ЛДК Сегежский".
По мере развития сотрудничества с "Сегежским ЦБК" на "ЛДК Сегежский" начался заметный подъем производства. С этим был связан и пересмотр требований к организации труда, оптимизации функций учета и управления.
В начале 2000 года руководство ОАО "ЛДК Сегежский" обратилось в компанию "Неосистемы Северо-Запад" с предложением рассмотреть возможность разработки и внедрения на предприятии автоматизированной системы. В феврале 2000 года был подписан договор на создание автоматизированной системы бухгалтерского учета. В качестве основных задач для создания системы были выделены: повышение прозрачности бухгалтерского учета, сокращение времени на проведение рутинных операций.
До начала проектных работ сотрудники Исполнителя ознакомились с имеющимися документами, описывающими деловые процессы в бухгалтерии ОАО "ЛДК Сегежский". В тесном сотрудничестве со специалистами Заказчика была подготовлена проектная документация и начаты работы непосредственно по созданию Автоматизированной Системы (АС).
Ход проекта
В ходе оптимизации работы бухгалтерии была проведена автоматизация бухгалтерского учета на основе системы программ "1С:Предприятие 7.7" для SQL + MS SQL 7.0. Для обеспечения работы бизнес - приложений на предприятии была создана соответствующая инфраструктура. В нее включены продукты ведущих поставщиков оборудования и программного обеспечения. Это локальная сеть: коммутируемый Ethernet 10/100 Мбит/с; сервер: Compaq ProLiant 1600 [1 x PIII 500/256], MS Windows NT4 SP5; рабочие станции: C466 / 64 Mb, MS Windows 9х. После установки программного обеспечения на сервере специалисты Исполнителя провели обучение технических специалистов Заказчика по обеспечению надежной эксплуатации системы "1С:Предприятие".
Все проводимые работы шли в постоянном взаимодействии с коллективом предприятия "ЛДК Сегежский". В значительной мере успешному развитию проекта, достижению высоких результатов способствовал конструктивный, целеустремленный настрой сотрудников, а также квалификация специалистов предприятия, их умение и желание сотрудничать с коллективом Исполнителя.
С апреля 2000 года проводилась опытная эксплуатация на реальных данных с участием всех пользователей системы.
Результаты
В июне 2000 система автоматизированная система бухгалтерского учета была принята в промышленную эксплуатацию. Автоматизирован учет всех операций по движению материалов, инвентаря, основных средств и нематериальных активов. Автоматически формируется форма федерального государственного статистического наблюдения N 11 "Сведения о наличии и движении основных фондов (средств) и других нефинансовых активов". В системе предусматривается наличие разделителя учета для возможности ведения раздельного учета по подразделениям Заказчика и получения консолидированной отчетности по предприятию в целом. Заметно ускорилась обработка информации, бухгалтерская отчетность стала прозрачной.
В результате деятельности по созданию системы были автоматизированы информационные процессы по управлению финансовыми ресурсами предприятия в составе следующих функций:
- Бухгалтерские функции (ведение Главной книги), подготовка стандартных отчетных документов: баланса, отчета о прибылях и убытках и т.д.; подготовка счетов, платежных документов, журналов, отчетов; кассовые операции; ведение банковских счетов; расчеты с кредиторами и дебиторами; расчет налоговых платежей, расчет заработной платы и т.п.);
- Учет финансовых средств в нескольких валютах;
- Управление основными фондами предприятия (учет амортизации, переоценка).
Достигнутый уровень автоматизации работы бухгалтерии ОАО «ЛДК Сегежский» позволил более рационально распределить обязанности между сотрудниками бухгалтерии, оптимизировать работу главного бухгалтера. В ходе работ специалисты Исполнителя провели обучение бухгалтеров на технической базе Заказчика по основным приемам работы с системой 1С:Предприятие. Затем работе с системой были обучены наиболее опытные и заинтересованные бухгалтера – «суперпользователи», которые в дальнейшем обучат и поддержат всех остальных пользователей, а в дальнейшем и принимаемых на работу новых сотрудников. Обучение "суперпользователей" проходило в 2 этапа: сначала на макете, а затем на рабочей версии.
Дальнейшее развитие Автоматизированной Системы
В апреле 2002 года в ОАО "Сегежский ЛДК" завершены работы по оптимизации расчета заработной платы. Результатом стала не только реализация подсистемы расчета зарплаты,
но и внедрение на предприятии новой системы оплаты труда, разработанной на стадии предпроектного анализа. В Автоматизированной Системе "Сегежского ЛДК" были реализованы следующие основные функции:
Расчет выплат заработной платы за фактически выполненную работу.
Расчет выплат за непроработанное на производстве (неявочное) время
Расчет выплат компенсирующего характера.
Расчет выплат, обусловленных районным регулированием оплаты труда.
Расчет пособий по временной нетрудоспособности.
Расчет удержаний из заработной платы.
Расчет налогов, отчислений из заработной платы.
Формирование соответствующей аналитической и регламентированной отчетности.
Особенностями создания подсистемы расчета заработной платы стала возможность расчета оплаты труда работников от выручки за конечный продукт и ведение фондов резервирования средств на оплату труда. Блок расчета заработной платы интегрирован с подсистемой бухгалтерского учета. Кроме того, на предприятии реализован механизм подготовки данных для перечисления заработной платы на карточки в банк в электронном виде.
Также реализованы функции кадрового учета, а именно: ведение штатного расписания, планирование рабочего времени (ведение графиков рабочего времени), ведение приказов о "движении" сотрудников предприятия, предоставление отпусков и контроль отпускных дней (включая отзыв из отпуска), ведение приказов по личному составу, ведение приказов о внутреннем обучении сотрудников, учет
нарушений, ведение личных карточек сотрудников, "военная" отчетность, ведение журналов регистрации.
В июне 2003 года на "ЛДК Сегежский" был завершен проект по реализации функции ведения налогового учета. Руководством предприятия были обозначены следующие цели проекта: своевременное получение достоверной и полной информации по налоговому учету, обеспечение возможности своевременного и точного составления налоговой отчетности, снижение вероятности совершения ошибок в учетных данных и расчетах, сокращение объема ручной работы в части ведения налогового учета. В ходе проекта в АСУП "ЛДК Сегежский" была реализована возможность формирования регистров налогового учета и анализа данных по налогообложению предприятия, а также возможность автоматического формирования налоговой декларации.
В феврале 2003 года руководство "Сегежского ЛДК" приняло решение о развитии существующей на предприятии Автоматизированной Системы, дополнив ее возможностью управления снабжением, запасами и складами. К августу 2003 года специалисты компании "Неосистемы Северо-Запад" создали в АСУП "Сегежского ЛДК" возможности оперативного учета материально-производственных запасов (материалов, комплектующих, инструмента и т.д.) на складах предприятия и складского учета с возможностью регулярной инвентаризации. На предприятии автоматизированы рабочие места кладовщиков, расширены функции рабочих мест сотрудников коммерческого отдела. Автоматизация ведения налогового учета значительно упростила работу бухгалтерии, обеспечила точность и своевременность предоставляемой информации.
Перспективы:
На данный момент автоматизированная система бухгалтерского учета находится в промышленной эксплуатации. Подписан договор на сопровождение, в рамках которого проводятся необходимые работы в ходе эксплуатации системы. Для совершенствования деятельности предприятий, входящих в холдинг "Сегежский ЦБК", планируется развитие общей автоматизированной системы управления ЛДК и ЦБК. Такая система обеспечит надежный обмен информацией между головным и дочерним предприятием, упростит оперативный учет и функции управления.