Начиная с середины июня, в работе одной из крупнейших торговых организаций в Карелии – фирмы «Бонтон» – происходят значительные качественные изменения. Изменения эти связаны с внедрением новых программных продуктов «1С: Логистика» и «Управление мобильной торговлей». Продукты выпущены в течение последнего года и предназначены для автоматизации деятельности торговых предприятий.

Руководство «Бонтона» давно осознало простую истину – в нынешних условиях, когда рыночные отношения сформировались, конкуренция во всех сферах деятельности высока, а обычная реклама результативным инструментом привлечения клиентов не является, единственный способ повысить эффективность работы компании – это привлекать потребителей высоким качеством товаров и услуг.

На повышения качества предоставляемых услуг и ориентировались руководители фирмы «Бонтон», принимая решение о развитии автоматизированной системы управления предприятием. В качестве исполнителя работ по автоматизации была выбрана компания «Неосистемы Северо-Запад» - одна из ведущих консалтинговых компаний на Северо-Западе России.

Среди первоочередных целей были определены следующие: принципиальная перестройка ведения учета складского хозяйства и автоматизация деятельности сбытовой службы фирмы. Попробуем внимательно рассмотреть каждую их этих проблем и предпринятые специалистами фирмы «Бонтон» и компании «Неосистемы Северо-Запад» действия, позволившие их решить.

Каким образом организована работа складского комплекса крупной организации, будь то организация торговая или производственная? Ежедневно на склад приходит и отгружается с него большое количество разнообразного товара. Товар размещается на складе, при этом вся ответственность за размещение товара лежит на кладовщиках. Они могут расположить его в самом дальнем углу склада, на верхнем ярусе стеллажей (высота складов иногда достигает десятков метров), вперемешку с другим товаром. Соответственно, при отгрузке товара приходится его долго искать, доставать с полок, готовить к отгрузке – на все это уходит много времени. Естественно, чем крупнее сам складской комплекс, тем сложнее и дольше работа кладовщиков. Например, на складах Москвы и Санкт-Петербурга товар для крупных заказов покупателей иногда собирается несколько дней.

А ведь кроме этого товар еще регулярно теряется, портится из-за небольшого срока годности, путается при отгрузке. Такие ситуации, как пропажа четырехсот килограмм сыра, или мертвый груз вчерашних ежедневных газет, или отгрузка серых телевизоров вместо черных, вовсе не редки для оптовых организаций.

Теперь, после внедрения программного продукта «1С: Логистика», работа складского комплекса фирмы «Бонтон» строится следующим образом: когда товар приходит, все его характеристики (наименование, количество, объем и пр.) вносятся в информационную систему, и она сама предлагает его разместить в определенной ячейке (месте хранения товара). Это становится возможным, так как в ней полностью моделируется реальный склад, все ячейки определенным образом нумеруются, а для каждого товара задаются правила его размещения на складе и отбора для отгрузки.

После того, как оформлен заказ покупателя на определенный товар, в информационную систему вносятся данные о нем – все вышеперечисленные характеристики. Таким образом, когда нужно будет отгрузить товар, система скажет, где его найти – кладовщику надо будет всего лишь пойти по указанному системой «адресу» и достать сам товар. Фактически вместо того, чтобы постоянно думать, куда положить товар и откуда его взять, кладовщик будет просто выполнять команды информационной системы, в которую уже однажды заложено, какой товар где должен лежать, и как его перемещать по складу.

Все преимущества использования подобных программных продуктов специалисты фирмы «Бонтон» могут использовать уже сейчас на новом складе, открытом в сентябре. Во-первых, значительно повышена скорость обработки заявки на отгрузку, работа кладовщиков предельно упрощена. Во-вторых, существенно снижена возможность потери товара, количество недостач и пересортиц. В-третьих, имеется возможность отслеживать эффективность деятельности складских работников (в информационной системе предусмотрена возможность присвоения авторства всем операциям). За счет всего этого естественным образом снижаются затраты на хранение товара и обслуживание складского комплекса и повышается эффективность и качество работы всей компании.

Однако у фирмы наблюдалась еще одна серьезная проблема в работе – сложность оформления и обработки заказов покупателей.

Функции по сбору заказов практически во всех оптовых торговых организациях выполняют торговые агенты. Они посещают розничные торговые точки, в которых продаются товары, поставляемые их фирмой, и собирают заказы на продукцию. В своей работе торговым агентам приходится тратить много времени на оформление большого количества бумажных документов (прайс-листов, платежных документов, самих заказов и пр.). Но, пожалуй, главной проблемой является то, что работая одновременно, они предлагают разным клиентам одни и те же товары и не имеют представления, сколько уже продали их коллеги. В результате оказывается, что товара на все заказы не хватает, и приходится часть из них откладывать. Все это не улучшает отношений с клиентами, а потребности населения в продукции не удовлетворяются в полном объеме.

Описанные проблемы были решены специалистами компании «Неосистемы Северо-Запад» и фирмы «Бонтон» довольно просто. Для устранения всех вышеперечисленных сложностей необходимо было выполнить два условия: дать торговым агентам возможность доступа к актуальным данным об остатках товара на складах, и обеспечить мобильность и компактность средств такого доступа. Оба эти условия с успехом выполняются при использовании торговыми агентами «карманных персональных компьютеров» (КПК) – устройств, напоминающих мобильные телефоны по размерам и внешнему виду, но функционально немногим отличающихся от обычных настольных компьютеров.

КПК не только мобильны и компактны, не только «умеют» практически все, что и обычные компьютеры. Они даже могут связываться по Интернету с настольными компьютерами в офисе фирмы для передачи и получения необходимых данных.

Теперь работа агентов в фирме «Бонтон» организована следующим образом. В начале дня торговый агент, даже не заезжая в офис, получает из центральной базы данных всю необходимую ему для работы информацию – складские остатки, цены на товары, контактную информацию о клиентах, а также оформленный для него руководителем план посещений на день. Эти данные могут периодически обновляться в течение дня. Приезжая к очередному клиенту, агент видит на экране КПК, какой товар приобретал этот клиент раньше, сколько стоит товар с учетом скидок для этого клиента, сколько товара есть на складе (в данную минуту, а не по сведениям на начало дня) и пр.

Все документы, которые торговый агент оформляет на КПК (в первую очередь, это предварительный заказ продукции, но бывают и другие – например, платежные), сразу передаются в центральную базу данных, где идет их дальнейшая обработка. Таким образом, в головном офисе имеют возможность подготовить, например, товар к отгрузке по оформленным заказам. Кроме этого, руководитель агентов может оценивать эффективность работы последних, анализируя выполнение ими планов посещений торговых точек.

Все это дает возможность значительно увеличить скорость работы по заказам покупателей, повысить эффективность такой работы, и избавить сотрудников торговой организации от груды бумажных документов. Подобные нововведения положительным образом влияют на имидж фирмы, ведь клиентам будет гораздо удобней и приятней работать с ее представителями, теперь они могут быть уверены, что их потребности будут выполняться вовремя и в полном объеме.

Вот такими инновациями руководство фирмы «Бонтон» повышает эффективность работы собственной организации, ведь все, что идет во благо клиенту, в конечном итоге идет во благо и торговому предприятию. Несколько других крупных торговых организаций города также собираются внедрять у себя эти и другие программы.

Видимо, недалек тот день, когда от громких слов наши предприятия перейдут к делам – и начнут по-настоящему заботиться о нас с вами. Ведь это и в их интересах тоже!