Автоматизированные Системы Управления Предприятием. ООО "Неосистемы Северо-Запад". Легализация программного обеспечения

См. также "Схемы лицензирования ПО Microsoft"

Что такое лицензия

Лицензии на программное обеспечение – это сложный товар, требующий специальных процедур управления, как в момент приобретения, так и в процессе использования. Покупка программного обеспечения не означает приобретения чего-то материального – стоимость дистрибутивов и документации, как правило, очень мала и в основном не она формирует стоимость приобретенного ПО. Многие производители (например, Kerio) в принципе не включают носители и документацию в поставку, скажем, предоставляя покупателям ключи активации продукта по электронной почте. Более того, программное обеспечение нельзя назвать и нематериальным активом в традиционном смысле – ведь приобретая лицензию, Вы не получаете ПО в собственность.

Как правило, программное обеспечение (т.е. лицензия на него) – это

право ограниченного использования

. Ограничения на использование описаны в тексте лицензионного соглашения – например, невозможность передачи третьим лицам, ограничение на количество пользователей, срок использования и т.п. При этом не стоит путать лицензионные ограничения с техническими ограничениями, налагаемыми системой. Например, система 1С: Предприятие обладает системой аппаратной защиты (ключи HASP), а система управления базами данных Oracle вообще не обладает системой защиты, не запрашивая даже ключ продукта при установке. Но и тот, и другой программный продукт защищены лицензионным соглашением, которому Вы должны следовать при использовании ПО, ведь нарушение условий лицензионного соглашения – это нарушение закона. Аппаратную или программную защиту от нелегального копирования и использования можно рассматривать как инструмент, который производитель (правообладатель) предоставляет пользователю, чтобы помочь ему соблюсти условия лицензионного соглашения. Но будьте внимательны – этого инструмента может и не быть.

Что такое легализация

Поэтому легализация ПО не похожа на поход в магазин за покупками. Перед закупкой необходимо провести тщательную инвентаризацию имеющегося аппаратного обеспечения, используемого программного обеспечения и приобретенных ранее лицензий, а также сопоставить лицензии установленным программам. Расхождения в количестве имеющихся и необходимых лицензий станут основанием для закупки.

Но и это еще не все. Необходимо ознакомиться со всеми схемами легализации, которые предлагает поставщик ПО, а также со всей его продуктовой линейкой, для того, чтобы оптимизировать затраты при покупке. Например: организация принимает решение о легализации ПО Microsoft; в результате инвентаризации выявлено, что на всех рабочих местах используется MS Office 2003 Professional. Однако это не означает, что приобретать нужно непременно лицензии на Office Professional, т.к. входящие в него приложения (Access, Publisher) могут не использоваться. Организации вполне может подойти менее дорогостоящая версия Standard (Word + Excel + PowerPoint + Outlook). Для соблюдения условий лицензии достаточно переустановить Office на местах, заменив версию Professional на версию Standard.

Наличие у производителя ПО различных схем лицензирования – это возможность получить предложение, наиболее соответствующее Вашим нуждам и возможностям. Некоторые производители (например, Microsoft) предлагают широкий спектр схем лицензирования, например, покупка ПО с разовым платежом, покупка с длительной рассрочкой и аренда. Некоторые схемы лицензирования обладают неденежными преимуществами перед другими – например, приобретая Office в рассрочку или арендуя его, Вы получаете право использования всех выходящих новых версий, а также право использования Office сотрудниками предприятия на домашних компьютерах.

От легализации к управлению лицензиями

Необходимо принимать правильные решения не только при закупке ПО, но и при его использовании. Следующие проблемы могут снизить эффект от легализации:

· Факты использования нелегального ПО сотрудниками неизвестны руководству. Стратегия использования легального ПО есть, но она неизвестна сотрудникам или не принимается ими во внимание

· Лицензии приобретены правильно, но при проверке не удается найти подтверждение легальности (лицензионные соглашения, документы поставщиков и т.п.)

· Каждый факт покупки дополнительного ПО оборачивается непрогнозируемыми расходами

Выход – отношение к приобретению ПО не как к разовому событию, а как к непрерывному процессу, требующему управления.

Управление лицензиями – SAM (Software Assets Management)

– набор процедур, позволяющих манипулировать лицензиями на ПО как особым активом: минимизировать затраты и кассовые разрывы, увеличивать отдачу от использования, снижать риски.

Как внедрить управление лицензиями - пять шагов к SAM:

· Сбор начальной информации

· Проведение инвентаризации ПО

· Инвентаризация лицензий; сопоставление лицензий и ПО

· Разработка и документирование и внедрение стратегического подхода к управлению лицензиями и практических процедур

· Разработка плана управления лицензиями

Важно проводить постоянную проверку работоспособности SAM. Особенно критично поддерживать в актуальном состоянии базы данных ПО и лицензий

Управление лицензиями позволяет:

Сэкономить деньги:

· Не покупать то, что уже куплено

· Централизовать сведения о лицензиях, осуществлять покупки с учетом скидок за объем и скидок за upgrade

· В среднем SAM окупается за год после внедрения

Увеличить эффективность бизнеса:

· Принимать информационно оправданные стратегические, тактические и оперативные решения

Уменьшить стоимость поддержки:

· Использование только необходимого ПО, его стандартизация и отказ от устаревших версий уменьшает сложность, объемы и стоимость сопровождения

Снизить риски:

· Стандартизация ПО уменьшает объем загружаемого из Интернет ПО, снижает вероятность использования потенциально опасного ПО и заражения вирусами

· Инвентарная опись ПО и лицензий поможет составить план резервного копирования и восстановления

Услуги по легализации и управлению лицензиями

Знаниями, необходимыми для выбора оптимальных версий продуктов и схем лицензирования, обладают партнеры компаний-разработчиков ПО. Наша компания является партнером крупнейших разработчиков ПО, таких как 1С, Microsoft и ESET. Мы предлагаем следующие услуги в области легализации ПО и управления лицензиями:
· Инвентаризации программного обеспечения, аудит легальности используемого ПО
· Подбор оптимальных схем лицензирования
· Постановка процедур управления лицензиями (SAM)
· Аутсорсинг по управлению лицензиями – все базы данных ПО и лицензий ведутся специалистами нашей компании
· Поставка ПО